Lecția de drept. Ce este semnătura electronică, cum se obţine, de ce avem nevoie de ea?

În ultimii ani, procesul de digitalizare s-a dezvoltat, iar metodele clasice de semnare a documentelor au fost înlocuite de inovaţiile tehnologice.

Astfel, semnătura electronică devine o metodă eficientă şi des utilizată atât de sectorul privat, cât şi de cel public și reprezintă un simbol digital, folosit pentru a valida autenticitatea unor acte, având aceeași valoare legală precum semnătura olografă, adică cea clasică, pe care o facem cu mâna.
Semnătura electronică oferă cititorului certitudinea că mesajul sau documentul digital este realizat de către un expeditor cunoscut şi nu a fost modificat pe parcurs.
Atât persoanele fizice, cât şi cele juridice aflate pe teritoriul României pot avea certificatul de utilizare a semnăturii electronice.
De asemenea, legea menţionează faptul că semnătura este valabilă în toate statele Uniunii Europene, indiferent de ţara unde are sediul furnizorul care a emis certificatul de utilizare a semnăturii electronice.
Documentele semnate cu semnătură electronică calificată au aceeași valoare legală pe care o au documentele pe hârtie semnate olograf.

Orice tip de document electronic indiferent de format (pdf, word, excel, ppt) poate fi semnat electronic: de la contracte, facturi fiscale, declarații fiscale, raportări și bilanțuri contabile până la fotografii digitale.
Semnătura calificată este mai sigură decât cea olografă în primul rând pentru că documentul semnat electronic este imposibil de falsificat și știi cu certitudine cine e persoana care semnează, semnătura calificată fiind singura care are implicit valoare legală și poate fi verificată.
În al doilea rând este mai sigură datorită faptului că semnătura olografă poate fi imitată și astfel, falsificată.

Conform legislaţiei în vigoare există trei tipuri de semnătură electronică:
Semnătură electronică simplă - serveşte la semnarea e-mail-urilor sau a documentelor electronice cu un nivel scăzut de risc, precum chitanţele;
Semnătura electronică avansată - serveşte la semnarea e-mail-urilor, documentelor electronice cu nivel mediu de risc, precum: cereri de concediu, deconturi sau formulare, documente însoţitoare (avize, devize sau procese-verbale);
Semnătura electronică calificată - serveşte la semnarea e-mail-urilor sau a documentelor cu nivel ridicat de risc, precum: contractele de credit, contractele comerciale sau de prestări de servicii, contractele de muncă şi actele adiţionale la acestea, mandatele de reprezentare, contractele de mediere, facturile fiscale, documentele medicale (buletine de analiză, fişe de internare sau externare) sau documente în relaţia persoanelor fizice şi a firmelor cu statul.

Semnătura electronică calificată are, conform legislației, valoare implicit de semnătură olografă, pentru celelalte tipuri de semnături trebuie realizată expertiză tehnică ori de câte ori este nevoie să fie demonstrată valoarea lor legală.
Spre deosebire de semnătura pe hârtie, cu semnătura electronică calificată nu mai este necesară semnarea fiecărei pagini.
Semnătura electronică calificată poate fi utilizată în relație cu majoritatea instituțiilor publice, pentru eliberarea certificatelor fiscale, a certificatelor de urbanism etc.
În mediul privat deja are o utilizare extrem de largă în relația cu partenerii, clienții etc.
Este folosită cu succes în procesul de transformare digitală al departamentelor de HR ale companiilor, unde se semnează absolut toate documentele specific: contracte de muncă, anexe, cereri etc.
Cererile pentru obținerea certificatelor de semnătură electronică pot fi depuse și online la societatie care operează astfel de servicii.
Avocat Maria Cristina Leţu, doctor în Drept

Citește și Lecția de drept. Ce este și cum se obține certificatul de celibat?

Citește și Lecția de drept. Renunțarea la judecată în procesele civile